Электронные трудовые книжки

Трудовая книжка в электронном виде (ЭТК) представляет собой аналог версии на бумаге. Данные хранятся в цифровой базе ПФР, которые можно посмотреть либо на сайте фонда или в сервисах Госуслуг. По запросу можно получить выписку из ЭТК и на бумаге у работодателя, а также в отделениях МФЦ и ПФР. При этом информационная услуга не привязана к месту регистрации человека, то есть предоставляется экстерриториально.

Достоинства ЭТК:

• быстрый и комфортный доступ к данным;
• актуализация информации, снижение ошибок в сведениях;
• возможность трудоустройства дистанционным способом;
• экономия бюджета на покупку и обработку данных на бумаге;
• удаленная обработка пенсионных начислений без «бумажного» подтверждения;
• получение услуг на основе данных из ЭТК;
• улучшенная аналитика трудового стажа для госслужб и работодателей;
• безопасность и сохранность информации.

Подключение ЭТК

Цифровые ячейки в ПФР создаются с начала этого года. Переход на новые правила взаимодействия для действующих сотрудников возможен только с их согласия. Исключением являются категории граждан РФ, которые впервые вступают в трудовые отношения с января следующего года. Им сразу выдается ЭТК.

Все другие категории граждан РФ до конца нынешнего года могут оставить бумажный аналог книжки, предварительно оповестив в письменном виде отдел кадров. Работодатель обязуется вести учет в двух вариантах: на бумаге и в цифре.

При отсутствии подобного оповещения до конца года, работодатель обязан выдать бумажный аналог на руки. Таким образом, последующие записи будут только в электронном виде.

Что содержит цифровой документ

Электронная версия полностью дублирует аналог книжки на бумаге по составу информации:

• место службы или работы;
• периоды работы;
• специальность сотрудника, должность, профессиональные навыки;
• отметки о квалификации;
• данные о приеме, увольнении, переводе;
• основания расторжения трудового договора и т.д.

Что нужно знать работодателю об ЭТК

С начала этого года работодатели каждый месяц передают в фонд данные о рабочей деятельности на предприятии. Эти сведения формируют ЭТК. Доставка информации реализуется по привычным каналам коммуникаций юрлиц с ПФР.

Владелец бизнеса обязуется с начала года оповестить письменно сотрудников о нововведениях, а также об их праве оставить вариант книжки на бумаге. Также ему следует оперативно переработать ЛНА и договоры, дополнить регламенты новыми задачами.

Со следующего года данные о любых кадровых изменениях должны подаваться в ПФР не позже следующего рабочего дня после выпуска документа.

Поправки в закон

Внедрение ЭТК происходит на законодательном уровне. Поправки внесены в ряд ФЗ, а также в формы и регламенты:

1. Законопроект №1 определяет возможность обработки данных о трудовой деятельности в цифровом виде. Таким образом, устанавливается законный статус электронных сведений.
2. Законопроект №2 регламентирует новые правила о персонификации данных и учета в ПФР. Согласно нововведениям, с начала 2020 года необходимо вносить в информационную базу ПФР данные о кадровых перестановках, трудовой деятельности сотрудников.
3. Законопроект №3 вводит административную ответственность работодателей за непредоставление, нарушения сроков, неполноту или недостоверность подаваемой информации.

Были переработаны формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые являются основными документами о деятельности работников. Соответственно поправкам доработали правила заполнения документов. Ознакомиться с новым регламентом можно на сайте ПФР: порядок заполнения для СЗИ-ТД, СЗВ-ТД. Также можно узнать, в каком виде предоставлять данные в цифровой архив фонда.

Ответы на частые вопросы по ЭТК

Получится ли оставить версию книжки на бумаге?

Закон предусматривает этот вариант. Чтобы оставить аналог ЭТК на бумаге, сотруднику необходимо оповестить письменно отдел кадров до конца 20-го года. Только так появится возможность вести данные и в цифре, и на бумаге.

Когда не получится сохранить книжку старого образца?

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году. Все граждане РФ, начавшие трудовые отношения со следующего года, получат сразу ЭТК.

В какие сроки нужно направлять данные о кадровых изменениях в электронный архив ПФР?

В соответствии с поправками в ФЗ, с начала этого года все кадровые данные о застрахованных сотрудниках нужно подавать в фонд не позже 15-го числа следующего за отчетным месяца.

Со следующего года все данные о кадровых изменениях и деятельности застрахованных лиц нужно подавать в фонд не позже следующего трудового дня, после подписания приказа, акта и т.д.

Гарантирует ли ПФР высокую защиту данных в своем архиве?

Информационные технологии, которые используются в системах фонда, отвечают высоким нормам защиты персонифицированных данных согласно действующему законодательству РФ.

Каким образом будут передаваться данные в базу фонда?

Все данные для формирования электронных сведений будут передаваться по существующим каналам отчетности с ПФР.

Как сотрудник или работодатель может получить сведения из ЭТК?

Данные доступны через ЛК на веб-ресурсе ПФР (pfrf.ru) или через онлайн-сервисы веб-портала госуслуг (gosuslugi.ru). Чтобы получить право просматривать/скачивать персонализированную информацию, нужно зарегистрироваться и подтвердить учетку в ЕСИА на портале Госуслуг.

Данные из ЭТК можно заказать и на бумаге, но только по запросу:

• у работодателя;
• в местном отделении пенсионного фонда;
• в структурном подразделении МФЦ.

Будет ли дополняться информация в ЭТК по сравнению с аналогом на бумаге?

Нет, внесения новых данных в ЭТК пока не рассматриваются законом. Иными словами – обе книжки содержат 100% схожую информацию.

Каким образом подавать ЭТК при приеме на работу?

Данные подаются в отдел кадров либо выпиской на бумаге или же в цифровом виде с подписью ЭЦП. В обоих случаях сотрудники ОК переносят имеющиеся данные в свою учетную программу.

При расторжении договора вся информация будет записываться в ЭТК?

Нет, закон обязал кадровые службы работодателя выдавать сведения о трудовой деятельности или в цифре или же на бумаге. Если сотрудник подавал заявление о желании оставить бумажный вариант книжки, то все данные будут заноситься и в неё.

Что произойдет, если случится утечка конфиденциальных данных из ПФР?

Опыт доказал надежность цифровых систем фонда, поэтому хакерский взлом или любой другой сбой в работе маловероятен. Кроме того, данные счетов находятся в отельных ячейках хранения, что ещё больше минимизирует риск утери информации.